ORGANIZACJA SKŁADNICY AKT W ŚRODOWISKOWYM DOMU SAMOPOMOCY W CZARNEM
Składnica akt jest częścią stanowiska pracy instruktora terapii zajęciowej ŚDS w Czarnem.
Do zakresu działania składnicy akt należy:
1) przyjmowanie dokumentacji od poszczególnych stanowisk pracy,
2) prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie i zabezpieczenie,
3) udostępnianie dokumentacji,
4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.
Obowiązki pracownika składnicy akt
1. Składnicę akt prowadzi osoba zatrudniona w ŚDS, posiadająca odpowiednie kwalifikacje.
2. Pracownik prowadzący składnicę akt powinien posiadać odpowiednie przeszkolenie archiwalne, powinien być w stałym kontakcie z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.
3. Pracownik prowadzący składnicę akt jest odpowiedzialny za stan archiwum, zabezpieczenie dokumentacji przez pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem i przed szkodnikami.
4. Do pracownika prowadzącego składnicę akt należy inicjowanie wydzielania akt do brakowania, udział w komisyjnym brakowaniu akt a także przekazywanie akt kat. B na makulaturę.
5. Przedkładanie po zakończeniu każdego roku kalendarzowego kierownikowi rocznego sprawozdania z wykonania całości zadań składnicy
6. W przypadku zmiany osobowej pracownika prowadzącego składnice akt przekazanie nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie.
7. Pracownik prowadzący składnice akt obowiązany jest znać strukturę organizacyjną w ŚDS, instrukcję kancelaryjną oraz rzeczowy wykaz akt, według którego stanowiska pracy prowadzą akta.
Lokal składnicy akt i jego wyposażenie
1. Lokal składnicy akt powinien mieścić się w budynku biurowym.
2. Lokal składnicy akt powinien posiadać:
a. magazyn służący do przechowywania dokumentacji; prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego składnicę akt w miejscu jego pracy.
b. Pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę.
i. Lokal składnicy akt powinien być:
1. odpowiednio duży,
2. wyposażony w regały metalowe stojące minimum 10 cm od ściany z przejściem między nimi 70 - 90 cm i o wysokości półek ok. 40 cm,
3. suchy, równomiernie ogrzewany w ciągu roku,
4. dobrze wietrzony,
5. widny,
6. powinien posiadać mocne drzwi i zamki,
7. instalację elektryczną i dobrą wentylację,
8. nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych (okna należy
zabezpieczyć przed bezpośrednią emisją promieni słonecznych),
9. wyposażony w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, które powinny wynosić: temp. 16 – 18 0 C, wilgotność 55 – 65%.
a. W pomieszczeniach składnicy akt nie można ustawiać żadnych niebezpiecznych urządzeń do ogrzewania. Zakazane jest również palenie tytoniu i używanie otwartego ognia.
b. Lokal składnicy akt musi być zawsze utrzymany w należytym porządku oraz wyposażony w niezbędny sprzęt przeciwpożarowy.
c. Umeblowanie składnicy akt powinno składać się z regałów, półek, biurka, krzesła i szafy.
d. Półki w magazynie powinny być dostosowane do wymiarów dokumentacji.
e. Prawo wstępu do składnicy akt mają: osoba prowadząca składnicę, przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. Przy kontrolach składnicy akt zawsze bierze udział osoba prowadząca składnicę akt.
Przechowywanie akt w składnicy akt
1. W składnicy akt dokumentację układa się według klas pierwszego rzędu. Każda klasa pierwszego rzędu otrzymuje oddzielne miejsce na półkach regałów.
2. Dokumentację układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie lub poziomo od dołu ku górze w kolejności sygnatur.
3. Przy układaniu akt na półkach należy przestrzegać zasady, aby nie były one zbyt ściśnięte.
4. Jedna część magazynu powinna być przeznaczona dla akt kategorii B 25, druga dla pozostałych akt kategorii B.
5. Podczas układania akt na półkach należy zachować porządek teczek zgodny z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego. |