|
PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW
W ÅšRODOWISKOWYM DOMU SAMOPOMOCY W CZARNEM
Rozdział I
Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków
1.W Åšrodowiskowym Domu Samopomocy w Czarnem wnoszÄ…cy skargi i wnioski przyjmowani sÄ… przez:
a)Kierownika Åšrodowiskowego Domu Samopomocy w Czarnem,
b)osobę zastępującą Kierownika podczas jego nieobecności.
2.Kierownik ŚDS lub osoba zastępująca Kierownika podczas jego nieobecności przyjmują skargi i wnioski codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 15.00.
3.Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą faksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu wg wzoru (załącznik nr 1).
4.Pracownik przyjmujący skargę/wniosek potwierdza złożenie skargi/wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.
5.Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje spoÅ‚eczne podlegajÄ… rozpatrzeniu i zaÅ‚atwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.
6.Do rejestru nie wpisuje siÄ™ skarg i wniosków, które nie zawierajÄ… imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszÄ…cego- anonimy.
2. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:
a)liczba porzÄ…dkowa,
b)data wpływu skargi/wniosku,
c)data rejestrowania skargi/wniosku,
d)adres osoby lub instytucji wnoszÄ…cej skargÄ™/wniosek,
e)informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,
f)termin załatwienia skargi/wniosku,
g)imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,
h)data załatwienia,
i)krotka informacja o sposobie załatwiania sprawy
7.Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości Środowiskowego Domu Samopomocy.
8.Kierownik ÅšDS lub osoba zastÄ™pujÄ…ca Kierownika podczas jego nieobecnoÅ›ci rejestruje skargÄ™/wniosek w dzienniku korespondencji, a nastÄ™pnie w rejestrze skarg i wniosków, po czym umieszcza w teczce skarg i wniosków oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Ponadto wpisuje termin ich zaÅ‚atwienia oraz nadzoruje terminowość zaÅ‚atwienia skarg i wniosków.
Rozdział II
Kwalifikowanie skarg i wniosków
1.Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje Kierownik ŚDS lub osoba zastępująca Kierownika podczas jego nieobecności.
2.Każda sprawa zakwalifikowana przez Kierownika ÅšDS lub osobÄ™ zastÄ™pujÄ…cÄ… Kierownika podczas jego nieobecnoÅ›ci jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
3.JeÅ›li z treÅ›ci skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, Kierownik ÅšDS lub osoba zastÄ™pujÄ…ca Kierownika podczas jego nieobecnoÅ›ci wzywa wnoszÄ…cego o wyjaÅ›nienia lub uzupeÅ‚nienia, z pouczeniem, że nie usuniÄ™cie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
4.Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji Åšrodowiskowego Domu Samopomocy, należy zarejestrować, a nastÄ™pnie pismem przewodnim przesÅ‚ać zgodnie z wÅ‚aÅ›ciwoÅ›ciÄ…, zawiadamiajÄ…c o tym równoczeÅ›nie wnoszÄ…cego albo zwrócić mu sprawÄ™ wskazujÄ…c wÅ‚aÅ›ciwy organ, kopiÄ™ pisma zostawić w dokumentacji placówki.
5.Skargi/wnioski, które dotyczÄ… kilku spraw podlegajÄ…cych rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, a nastÄ™pnie pismem przewodnim przesÅ‚ać wÅ‚aÅ›ciwym organom zawiadamiajÄ…c o tym równoczeÅ›nie wnoszÄ…cego, a kopie zostawić w dokumentacji Åšrodowiskowego Domu Samopomocy.
6.Skarga/wniosek powinien zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie.
7.Skargi/wnioski anonimowe pozostajÄ… bez rozpoznania.
8.Jeżeli w skardze/wniosku nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, skargę/wniosek pozostawia się bez rozpoznania.
Rozdział III
Rozpatrywanie skarg i wniosków
1.Skargi/wnioski rozpatruje Kierownik ŚDS lub osoba zastępująca Kierownika podczas jego nieobecności.
2.Skarga dotyczÄ…ca Kierownika nie może być przez niego rozpatrywana przez pracownika, wobec którego pozostaje on w stosunku nadrzÄ™dnoÅ›ci sÅ‚użbowej.
3.Skargi dotyczÄ…ce Kierownika należy kierować do Wójta Gminy Baruchowo.
1. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następują dokumentację:
a)oryginał skargi/wniosku,
b)notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego stanowiącą załącznik nr 2,
c)materiaÅ‚y pomocnicze zebrane w trakcie wyjaÅ›niania skargi/wniosku (oÅ›wiadczenia, opinie, kserokopie dokumentów, wyciÄ…gi, itp.),
d)odpowiedź do wnoszÄ…cego, w której zostaÅ‚ powiadomiony o sposobie rozstrzygniÄ™cia sprawy wraz z urzÄ™dowo potwierdzonym jej wysÅ‚aniem,
e)inne pisma (np. z wydanymi zaleceniami), jeśli sprawa tego wymaga.
4.Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:
a)oznaczenie organu, od którego pochodzi,
b)wyczerpujÄ…cÄ… informacjÄ™ o sposobie zaÅ‚atwienia sprawy z odniesieniem siÄ™ do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
c)imiÄ™ i nazwisko osoby rozpatrujÄ…cej skargÄ™.
5.PeÅ‚na dokumentacja, po zakoÅ„czeniu sprawy, przechowywana jest w gabinecie Kierownika, w teczce zatytuÅ‚owanej „Skargi i wnioski”. Kierownik ÅšDS lub osoba zastÄ™pujÄ…ca Kierownika podczas jego nieobecnoÅ›ci, niezwÅ‚ocznie wpisuje w rejestrze skarg i wniosków datÄ™ zaÅ‚atwienia sprawy.
Rozdział IV
Terminy rozpatrywania skarg i wniosków
1.Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.
2.SkargÄ™/wniosek rozpatruje siÄ™:
a)do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny,
b)do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,
c)do dwóch miesiÄ™cy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana,
3.Do siedmiu dni należy:
a)przesÅ‚ać skargÄ™/wniosek do wÅ‚aÅ›ciwego organu z powiadomieniem wnoszÄ…cego lub zwrócić je wnoszÄ…cemu ze wskazaniem wÅ‚aÅ›ciwego organu, jeżeli skarga/wniosek zostaÅ‚a skierowana do niewÅ‚aÅ›ciwego organu (zaÅ‚Ä…cznik nr 3),
b)przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości (załącznik nr 4),
c)przesÅ‚ać odpisy skargi/wniosku do wÅ‚aÅ›ciwych organów z powiadomieniem wnoszÄ…cego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczÄ… różnych organów (zaÅ‚Ä…cznik nr 5),
d)przesÅ‚ać informacjÄ™ do wnoszÄ…cego o przesuniÄ™ciu terminu zaÅ‚atwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesuniÄ™cia - jeÅ›li nie ma możliwoÅ›ci ich zaÅ‚atwienia w okreÅ›lonym terminie (zaÅ‚Ä…cznik nr 6),
e)zwrócić siÄ™ z proÅ›bÄ… do osoby wnoszÄ…cej o przesÅ‚anie dodatkowych informacji dotyczÄ…cych skargi/wniosku (zaÅ‚Ä…cznik nr 7),
f)udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okolicznoÅ›ci sprawy.
Rozdział V
PostÄ™powanie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków
1.Przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku.
2.Analiza treści skargi/wniosku.
3.WyÅ‚onienie i wyszczególnienie zarzutów.
4.Jeżeli z treÅ›ci skargi/wniosku nie można ustalić ich przedmiotu należy wezwać wnoszÄ…cego skargÄ™/wniosek do zÅ‚ożenia wyjaÅ›nienia lub uzupeÅ‚nienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania z jednoczesnym pouczeniem, że nieusuniÄ™cie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania.
5.Analiza zarzutów przedstawionych w skardze, w aspekcie aktów prawnych.
6.Zaplanowanie trybu i działań (czynności) postępowania wyjaśniającego:
a)Ustalenie źródeÅ‚ informacji, trybu i form ich zbierania,
b)Ustalenie dokumentów przewidzianych do kontroli, analizy,
c)Przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np.:
-Kwestionariusz wywiadu z pracownikiem, uczestnikiem, itp.
-Kwestionariusz ankiety,
-Scenariusz spotkania z pracownikami, spoÅ‚ecznoÅ›ciÄ… uczestników, itp.,
d)Zaplanowanie terminów wszystkich przewidzianych czynnoÅ›ci (harmonogram).
7.W przypadku braku możliwości załatwienia skargi/wniosku w określonym terminie, pisemne zawiadomienie o tym fakcie osoby wnoszącej.
8.Przeprowadzenie zaplanowanych dziaÅ‚aÅ„ i czynnoÅ›ci oraz zebranie materiaÅ‚ów.
9.Analiza zebranych materiaÅ‚ów, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie siÄ™ do stanu prawnego i zasadnoÅ›ci zarzutów.
10.Sporządzenie notatki służbowej.
11.Opracowanie projektu odpowiedzi do wnoszącego o wynikach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, rozstrzygnięciach, wydanych poleceniach lub podjętych innych działaniach związanych z załatwieniem sprawy.
12.Przesłanie do wnoszącego informacji pisemnej o wynikach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, rozstrzygnięciach, podjętych działaniach.
13.Odnotowanie w rejestrze skarg/wniosków krótkiej informacji o sposobie zaÅ‚atwienia sprawy.
14.SformuÅ‚owanie wniosków do dalszej pracy - w aspekcie poprawy pracy Åšrodowiskowego Domu Samopomocy.
Katarzyna Korpusińska
Kierownik ÅšDS w Czarnem
Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków |